El mejor software de trazabilidad alimentaria no es el que tiene más pantallas. Es el que, cuando Sanidad te pide el recorrido de un lote, te lo da en minutos sin rebuscar en albaranes. Antes de contratar, hazle al proveedor estas diez preguntas. Si alguna respuesta cojea, sigue buscando.
Antes de comparar: qué te exige la ley de verdad
La obligación nace en el artículo 18 del Reglamento (CE) 178/2002: saber a quién le compraste cada alimento y a qué empresas se lo vendiste, y entregarlo a la autoridad cuando lo pida. Para alimentos de origen animal, el Reglamento de Ejecución (UE) 931/2011 concreta los datos de cada partida: descripción, cantidad, quién expide y quién recibe, lote y fecha de expedición. Y se entregan «sin dilaciones indebidas». No dice «cuando vuelva el gestor».
Ninguna norma general te obliga a usar un programa concreto; se sanciona no poder responder. La excepción es el pescado, que desde el 10 de enero de 2026 exige registros «de forma digital» (Reglamento (UE) 2023/2842). Mapa completo en la guía de normativa de trazabilidad 2026.
Las 10 preguntas
Sobre cumplimiento
- 1. ¿Obliga a registrar el lote en cada entrada y salida? Si el lote es un campo opcional, lo que tienes es un inventario, no trazabilidad.
- 2. ¿Cuánto tarda en darme el recorrido completo de un lote? Que lo demuestren en la demo, hacia atrás (proveedor, fecha) y hacia delante (elaboración o cliente), en segundos.
- 3. ¿Enlaza la trazabilidad con el resto del autocontrol? Temperaturas, alérgenos, caducidades. En una inspección te piden el conjunto: repasa qué registros te puede pedir Sanidad.
- 4. ¿Está hecho para mi sector o es genérico? Una pescadería necesita zona de captura y arte de pesca; una carnicería, marca sanitaria y lote del matadero; un restaurante, vincular materia prima y elaboración.
Sobre el día a día
- 5. ¿Cuánto tarda mi equipo en registrar una recepción? Más de dos minutos por albarán y, a las siete de la mañana con el camión en la puerta, nadie lo hará.
- 6. ¿Funciona desde el móvil y sin cobertura? Cámaras y almacenes tienen mala señal. Pregunta si guarda en el dispositivo y sincroniza después.
- 7. ¿Imprime etiquetas con lote y fecha para lo que elaboro o reenvaso? Es la única forma de no perder el hilo cuando el producto cambia de formato. Así se genera un número de lote que aguante una inspección.
Sobre el futuro
- 8. ¿Puedo exportar todos mis datos en CSV o Excel cuando quiera? Si la respuesta es «se puede solicitar», los registros son suyos, no tuyos. Y te los pueden requerir años después.
- 9. ¿Qué pasa si se cae el servicio o el proveedor cierra? Copias de seguridad, dónde se alojan los datos y qué plazo tienes para recuperarlos.
- 10. ¿Qué cuesta de verdad al año? Cuota, usuarios extra, formación, soporte y permanencia. Lo desgranamos en qué precio tiene un software de trazabilidad.
La prueba definitiva: pide un simulacro
Antes de firmar, plantéale al proveedor el caso real: «Ha saltado una alerta por el lote 4471. Dime qué recibí, cuándo, cuánto queda en cámara y a quién se lo he vendido». Si en la demo no sale en cinco minutos con tus datos, en una alerta de verdad tampoco. Así se gestiona una alerta alimentaria.
Señales de alarma en la demo
| Lo que te dicen | Lo que significa |
|---|---|
| «El lote es opcional, así vais más rápido» | Sin lote no hay trazabilidad hacia atrás. Es el primer dato que pide el inspector. |
| «Los informes los preparamos nosotros a petición» | Dependes de su soporte para responder a Sanidad. Recuerda: «sin dilaciones indebidas». |
| «Lleva blockchain, IA y QR» | Ninguna norma te lo pide. Primero cumple; el QR y el blockchain vienen después. |
Lo que te juegas si eliges mal
La Ley 17/2011 de seguridad alimentaria tipifica como infracción grave «la ausencia de documentos o de registros exigidos por la normativa vigente o la falta de cumplimentación de datos esenciales para la trazabilidad». Multas graves: de 5.001 a 20.000 euros; muy graves: de 20.001 a 600.000 euros, con posible cierre temporal. Un programa que no te obliga a registrar el lote te deja justo ahí. Más en sanciones por trazabilidad.
Si vendes pescado, la pregunta 4 es la que manda
El Reglamento (UE) 2023/2842 exige que cada lote de pescado lleve, como mínimo, número de lote, identificación de la marea, código FAO de la especie, zona de captura, arte de pesca, fecha de captura y kilos, y que todo se ponga «de forma digital» a disposición del siguiente operador y de la autoridad. Un programa que no sabe qué es una zona FAO no te vale. Pescader-IA está hecho para pescaderías y mayoristas, con los campos que pide la norma y sin papel.
Y para el resto de negocios
Carnicerías, fruterías, obradores, restaurantes: el criterio es el mismo. Trazamentalia registra recepciones, lotes, elaboraciones y salidas desde el móvil y responde al recorrido de cualquier lote en segundos. Mira cómo funciona la trazabilidad digital y regístrate: te lo enseñamos con tus propios albaranes.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio por ley tener un software de trazabilidad?
No, con carácter general: el Reglamento (CE) 178/2002 te obliga a identificar proveedores y clientes empresa y a entregar esa información a la autoridad cuando la pida; el soporte lo eliges tú. La excepción es el pescado: desde el 10 de enero de 2026 el Reglamento (UE) 2023/2842 exige que la información de cada lote se ponga a disposición de forma digital.
¿Puedo seguir con Excel en vez de un software?
Sí, mientras registres el lote en cada entrada y salida y puedas reconstruir su recorrido sin demora. El problema no es legal, es práctico: con varios proveedores y decenas de referencias, buscar en hojas sueltas tarda más de lo que un inspector espera. Para empezar tienes una plantilla de trazabilidad en Excel gratuita.
¿Qué datos tiene que registrar el programa como mínimo?
Para alimentos de origen animal, los del Reglamento 931/2011: descripción exacta, cantidad, nombre y dirección de quien expide y de quien recibe, lote y fecha de expedición. Para el resto, como mínimo proveedor, producto, lote, fecha y, si vendes a otras empresas, cliente. Si el programa no obliga a rellenar el lote, descártalo.
¿Tienes que cumplir con la trazabilidad en tu negocio?
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