Una inspección de Sanidad no empieza en la cámara ni en los fogones: empieza en los papeles. Con el Plan Nacional de Control Oficial 2026-2030 ya en marcha, lo primero que te va a pedir el inspector son tus registros. Aquí tienes la lista completa de los registros obligatorios de un negocio alimentario, la norma que respalda cada uno y cuánto tiempo debes guardarlos. Actualizado a agosto de 2026.
Los registros que te van a pedir (casi) seguro
Da igual que lleves un restaurante, una carnicería, una frutería o un obrador: la base legal es la misma para todos. El Reglamento (CE) 178/2002 y el Reglamento (CE) 852/2004 obligan a cualquier negocio alimentario a demostrar con documentos lo que hace cada día. Esto es lo que debe estar al día cuando llame a la puerta el inspector:
| Registro | Qué anota | Base legal |
|---|---|---|
| Trazabilidad | Proveedores, productos, lotes y fechas (y clientes, si vendes a otros negocios) | Art. 18 del Reglamento (CE) 178/2002 |
| Autocontrol (APPCC) | Puntos de control, incidencias y medidas correctoras | Art. 5 del Reglamento (CE) 852/2004 |
| Temperaturas | Cámaras, vitrinas y comidas preparadas | Real Decreto 1021/2022 |
| Limpieza y desinfección | Qué se limpia, cuándo, con qué producto y quién | Anexo II del Reglamento (CE) 852/2004 |
| Alérgenos | Los 14 de declaración obligatoria, plato a plato o producto a producto | Reglamento (UE) 1169/2011 y Real Decreto 126/2015 |
| Formación de manipuladores | Certificados del personal y formación impartida | Anexo II, cap. XII, Reglamento (CE) 852/2004 |
| Plan de prevención del desperdicio | Excedentes, destino y donaciones | Ley 1/2025 |
A esto súmale el alta o comunicación de actividad ante tu comunidad autónoma y los justificantes de los prerrequisitos: certificados del control de plagas (hecho por empresa inscrita en el ROESB) y, si tu agua no viene de la red municipal, los controles de potabilidad.
Trazabilidad: el registro que más problemas concentra
El artículo 18 del Reglamento 178/2002 se resume en una frase: un paso atrás, un paso adelante. Tienes que poder decir de dónde vino cada alimento que entra en tu negocio y, si vendes a otras empresas, a dónde fue. Con el consumidor final no hay obligación de registrar a quién vendes.
- Un paso atrás: quién te lo vendió, qué producto era, cuánta cantidad, con qué lote y en qué fecha lo recibiste.
- Un paso adelante (solo si vendes a negocios): a qué cliente fue cada producto y cuándo.
- Proceso interno: qué lotes entran en cada elaboración. No lo exige el 178/2002 con carácter general, pero es lo que te salva en una alerta y algunas normas sectoriales sí lo piden.
Los albaranes y facturas valen como soporte si recogen esos datos y los tienes organizados: el problema del papel no es la validez, es encontrar el albarán concreto delante del inspector.
¿Cuánto tiempo hay que guardar cada registro?
La regla de los 5 años
El Reglamento 178/2002 no fija un plazo. La referencia que usan las guías oficiales (grupo de trabajo de la Comisión Europea y AESAN) es conservar los registros de trazabilidad 5 años como regla general y, si el producto tiene vida útil conocida, la vida útil más 6 meses. Para APPCC y temperaturas, el Reglamento 852/2004 solo exige un «período adecuado»: defínelo tú en tu plan de autocontrol y cúmplelo.
Qué pasa si no los tienes al día
De 5.001 a 600.000 euros
No poder acreditar tus registros no es un descuido menor: es infracción de la Ley 17/2011 de seguridad alimentaria. Las leves llegan a 5.000 €, las graves van de 5.001 a 20.000 € y las muy graves, de 20.001 a 600.000 € (artículo 51). Tienes el detalle por tipo de incumplimiento en nuestra guía de sanciones por trazabilidad.
Cómo llevarlos todos sin morir en el papeleo
El problema real no es saber qué apuntar: es apuntarlo todos los días, con el negocio abierto y el personal justo. Ahí es donde el cuaderno falla y la digitalización compensa:
- Registras la recepción de mercancía en segundos, con foto del albarán y el lote asociado.
- Las temperaturas quedan anotadas con hora y responsable, sin hojas sueltas pegadas en la cámara.
- Cuando llega la inspección, sacas cualquier registro al momento desde el móvil, sin rebuscar en carpetas.
Si llevas un bar o un restaurante, mira cómo funciona en la práctica en nuestra guía de trazabilidad en restauración.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo tengo que guardar los registros de trazabilidad?
El Reglamento 178/2002 no fija un plazo concreto. La referencia de las guías oficiales es conservarlos 5 años como regla general; si el producto tiene una vida útil conocida, basta con la vida útil más 6 meses. En la práctica: guarda albaranes, facturas y registros de recepción al menos 5 años.
¿Los albaranes y facturas sirven como registro de trazabilidad?
Sí, siempre que identifiquen proveedor, producto, cantidad, lote y fecha. La ley no exige un formato concreto, exige que la información exista y aparezca rápido cuando la pida el inspector. Digitalizados y vinculados a cada lote, cumplen esa condición sin esfuerzo.
¿Sigue siendo obligatorio el carnet de manipulador de alimentos?
El carnet oficial expedido por la administración desapareció. Hoy la responsable de la formación es tu empresa, según el anexo II, capítulo XII, del Reglamento 852/2004: debe formar al personal en higiene alimentaria y poder acreditarlo con certificados cuando Sanidad lo pida.
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