Si buscas una plantilla de trazabilidad en Excel, aquí la tienes: descargable, en español y lista para usar. Pero antes de que la rellenes, conviene que sepas qué tiene que llevar por dentro para que te sirva de algo ante una inspección.
Descarga la plantilla de trazabilidad (Excel)
Cinco hojas: entradas, proceso interno, salidas, proveedores y un panel que reconstruye el rastro de cualquier lote.
Gratis, sin registro y sin dejar tu email. Archivo .xlsx compatible con Excel, LibreOffice y Google Sheets.
Qué tiene que llevar una plantilla de trazabilidad
Una hoja de cálculo con cuatro columnas no es un registro de trazabilidad. Para cumplir tienes que poder responder tres preguntas de cualquier producto: de quién lo recibí, qué le hice y a quién se lo entregué, siempre con lote y fecha. Eso son las tres patas que explicamos en la guía del plan de trazabilidad, y son exactamente las tres primeras hojas del archivo.
| Hoja | Para qué es |
|---|---|
| 1. Entradas | Trazabilidad hacia atrás: proveedor, producto, lote del proveedor, albarán, cantidad y el lote interno que tú le asignas. |
| 2. Proceso interno | La herencia del lote: de qué lote de entrada procede cada cosa que divides, transformas o reenvasas. |
| 3. Salidas | Trazabilidad hacia adelante: qué lote fue a qué cliente, con fecha, cantidad y albarán. |
| 4. Proveedores | Tus proveedores homologados con su CIF, su número de registro sanitario y su documentación. |
| 5. Panel de lote | Escribes un lote y te resume, al instante, de dónde vino, qué se hizo con él y a dónde fue. |
Cómo rellenarla, paso a paso
1. Cada albarán que entra, una línea
En cuanto llegue la mercancía, anota en Entradas el proveedor, el producto, el lote que trae de origen y la cantidad. Después asígnale tu propio lote interno: es el código con el que ese producto va a existir dentro de tu negocio. Si no sabes con qué criterio crearlo, en la guía del número de lote lo explicamos con ejemplos; lo importante es elegir uno y mantenerlo.
2. Cada vez que transformas, anota de dónde viene
Esta es la parte que casi todo el mundo se salta, y es la que hace que una trazabilidad funcione o no. Si recibes 20 kg de merluza con el lote L260901-01 y sacas bandejas de filetes, esas bandejas llevan un lote nuevo —L260901-01-A, por ejemplo— que hereda del anterior. Esa herencia es la que te permite, tres días después, remontar desde una bandeja hasta el proveedor.
3. Cada salida, con su lote y su cliente
En el canal profesional (bares, tiendas, colectividades) es obligatorio saber a quién le vendiste cada lote. En venta directa al consumidor final no se te exige identificar al cliente, pero sí saber qué lote pusiste a la venta y cuándo.
El panel de lote: la prueba de fuego en treinta segundos
La quinta hoja es la que convierte esto en algo útil. Escribes un lote en la celda amarilla y la plantilla te dice quién te lo vendió, qué hiciste con él, cuánto entró, cuánto salió y a qué cliente fue —incluso si lo vendiste ya troceado con un sublote distinto—. Es, literalmente, el ejercicio que te va a pedir un inspector.
Los tres errores que hacen inútil un Excel de trazabilidad
- Rellenarlo a final de mes. Un registro reconstruido de memoria tiene errores y se nota. Se anota en el momento, con el albarán delante.
- Saltarse la herencia del lote. Si solo apuntas entradas y salidas pero no qué salió de qué, la cadena está rota por el medio y no puedes reconstruir nada.
- Reutilizar números de lote. Dos partidas distintas con el mismo código convierten tu registro en ruido justo el día que lo necesitas.
Ojo: una trazabilidad que no se puede reconstruir se sanciona igual que si no existiera
Tener el Excel abierto en el ordenador no es cumplir. Lo que se comprueba es si, señalando un producto cualquiera, puedes demostrar su origen y su destino. Si no puedes, la infracción es la misma que si no llevaras nada; puedes ver el detalle en la guía de sanciones por falta de trazabilidad.
Cuándo Excel deja de ser suficiente
Vamos a ser honestos: esta plantilla está bien para empezar, para un negocio pequeño o para poner orden mientras decides qué hacer. Pero tiene un techo, y llega antes de lo que parece. Con veinte o treinta recepciones a la semana, teclear cada entrada, cada sublote y cada salida es media hora diaria que nadie tiene —y el día que se deja de hacer, la cadena se rompe sin que te enteres—.
Ahí es donde entra el software de trazabilidad. En pescaderías y distribuidoras, Pescader-IA hace exactamente lo que hace esta plantilla, pero solo: lee el albarán del proveedor con una foto, crea el lote madre, genera los sublotes con su herencia cuando divides o etiquetas, y guarda las salidas. Tú vendes; el registro se escribe detrás.
¿Te la llevas?
Descárgala, bórrale la fila de ejemplo en amarillo y empieza por las entradas de esta semana.
Preguntas frecuentes
¿Vale llevar la trazabilidad en Excel?
Sí. La normativa no obliga a usar ningún programa concreto: exige que el sistema permita reconstruir el recorrido del producto y que esté disponible cuando la autoridad lo pida. Un Excel bien llevado cumple; uno incompleto o rellenado a posteriori, no.
¿Y en papel?
También es legal, con las mismas condiciones. El problema del papel no es la ley, es el tiempo: cuando el inspector pide el origen de un lote y tú tienes que ponerte a buscar entre albaranes, la impresión que das ya es mala. La trazabilidad digital convierte esa búsqueda en una consulta de segundos.
¿Cuánto tiempo hay que guardar estos registros?
Depende de la vida útil del producto. Como regla práctica se conservan varios años: guarda una copia del archivo al cerrar cada ejercicio y no sobrescribas los históricos.
¿La plantilla sirve para restauración, obradores o tiendas?
Sí, la estructura es la misma para cualquier operador alimentario. Cambia el detalle de lo que anotas: en restauración pesa más el escandallo y los alérgenos, y en pescadería el origen, el arte de pesca y la zona de captura.
¿Tengo que dejar mi email para descargarla?
No. Es un archivo abierto, sin formularios ni registro. Si luego quieres que te echemos una mano montándolo, escríbenos; si no, quédate la plantilla y ya está.
¿Tienes que cumplir con la trazabilidad en tu negocio?
Te decimos en 10 minutos qué te exige la normativa en tu sector y cómo digitalizarla sin papeleo.
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