El Excel te ha aguantado la trazabilidad durante años, y con mérito. También te obliga a buscar lotes a mano, a adivinar qué versión del archivo vale y a sudar cada vez que alguien pronuncia la palabra inspección. Aquí tienes el plan para pasarte a un programa de trazabilidad alimentaria en cuatro fases, sin cerrar un solo día, actualizado a agosto de 2026.
Lo que exige la norma (y lo que no)
El Reglamento (CE) 178/2002 (artículo 18) y la Ley 17/2011 (artículo 6) te piden lo mismo: saber de quién viene cada alimento y a qué empresa se lo has vendido. Un paso atrás, un paso adelante. Ninguna de las dos normas impone un formato: puedes cumplir con papel, con Excel o con una app.
La letra pequeña está en el cómo. Si trabajas con alimentos de origen animal (carne, pescado, lácteos, huevo), el Reglamento de Ejecución (UE) 931/2011 te obliga a registrar ocho datos por cada remesa (producto, cantidad, lote, expedidor, destinatario, fecha de expedición…), a mantener esa información actualizada «diariamente» y a entregarla a la autoridad «sin dilaciones indebidas». El inspector no va a esperar veinte minutos a que localices el archivo bueno en el ordenador de la trastienda.
El pescado ya es digital por ley
Desde el 10 de enero de 2026, el Reglamento (UE) 2023/2842 exige que la información de trazabilidad de los lotes de productos pesqueros frescos se registre y se transmita de forma electrónica (los transformados tienen de plazo hasta 2029). Si vendes pescado, el Excel ya no cumple: Pescader-IA te genera el lote digital desde el albarán.
Dónde se rompe el Excel
El problema del Excel no es legal, es operativo. Compara tu día a día:
| Situación | Con Excel | Con un programa |
|---|---|---|
| Versiones | «trazabilidad_v7_FINAL(2).xlsx» en tres ordenadores | Un solo registro, al día, desde cualquier móvil |
| Inspección | Buscar entre pestañas con el inspector delante | Filtrar por lote y enseñar el recorrido en un minuto |
| Errores | Una celda arrastrada borra un lote y nadie lo ve | Campos validados y aviso si falta un dato |
| Caducidades | Las repasas cuando te acuerdas | El sistema te avisa antes de tirar género |
| Copias | El archivo vive en un PC que puede morir | Datos en la nube con copia automática |
Lo que te juegas si no puedes acreditarla
La Ley 17/2011 (artículo 52) castiga las infracciones graves con multas de 5.001 a 20.000 euros, y las muy graves llegan hasta 600.000. No poder demostrar la trazabilidad en un control abre ese expediente. En la guía de sanciones por trazabilidad tienes los casos más habituales.
La migración en cuatro fases
Cuenta entre dos y cuatro semanas de calendario. Vas a seguir vendiendo cada día: la clave está en no apagar el Excel hasta que el programa lleve dos semanas aguantando el ritmo real de tu negocio.
Fase 1. Inventario de lo que ya registras (1 día)
Junta el Excel, la libreta de recepciones y los albaranes de la última semana. Apunta qué anotas hoy: proveedores, productos, lotes, temperaturas, caducidades. Ese inventario define qué campos necesita tu programa desde el primer día, sin inventar procesos nuevos que nadie va a rellenar.
Fase 2. Importa los maestros (1-2 días)
Proveedores y productos casi no cambian. Expórtalos del propio Excel y cárgalos de una sola vez. Con los maestros dentro, registrar una recepción deja de ser teclear una fila entera y pasa a ser escanear el albarán o elegir de una lista.
Fase 3. Dos semanas en paralelo
Registra las recepciones nuevas en el programa y conserva el Excel como respaldo. Al cierre de cada semana, compara: si los lotes cuadran, el sistema aguanta tu ritmo. No pierdas horas migrando histórico de género que caduca en días; el histórico se queda archivado en el Excel.
Fase 4. Corte y archivo
Fija una fecha, comunícala al equipo y deja el Excel en solo lectura. No lo borres: el Reglamento 931/2011 obliga a conservar la información al menos hasta que quepa suponer que el alimento se ha consumido, y la autoridad puede pedirte movimientos anteriores al cambio de sistema.
- Maestros de proveedores y productos cargados y revisados
- Dos semanas de recepciones cuadradas entre Excel y programa
- Equipo formado: quién registra cada entrada y desde qué móvil o puesto
- Excel archivado en solo lectura, con copia fuera del ordenador del negocio
Qué ganas desde la primera semana
Registrar una recepción cuesta menos que rellenar bien una fila, el programa te avisa de las caducidades antes de que acabes tirando producto y, cuando llegue la inspección, filtras por lote y enseñas el recorrido completo en pantalla. En la guía de trazabilidad digital tienes el detalle de cómo funciona un sistema así por dentro.
En Trazamentalia hacemos esta migración contigo: importamos tus maestros, te acompañamos durante las semanas en paralelo y te dejamos la trazabilidad lista para inspección. Déjanos tus datos y te llamamos:
Preguntas frecuentes
¿Es legal llevar la trazabilidad en un Excel?
Sí. Ni el Reglamento 178/2002 ni la Ley 17/2011 exigen un formato concreto: exigen identificar el origen y el destino de cada alimento, tener la información al día y entregarla a la autoridad sin dilaciones indebidas. La excepción es el pescado fresco: desde el 10 de enero de 2026 la información de los lotes debe registrarse y transmitirse de forma electrónica.
¿Cuánto se tarda en migrar del Excel a un programa de trazabilidad?
Entre dos y cuatro semanas en un negocio pequeño: un día de inventario, uno o dos para importar proveedores y productos, y dos semanas registrando en paralelo antes del corte. El negocio no cierra en ningún momento.
¿Qué hago con los registros antiguos cuando cambie de sistema?
Consérvalos. Deja el Excel en solo lectura y guarda una copia fuera del ordenador principal. El Reglamento 931/2011 obliga a mantener la información disponible al menos hasta que quepa suponer que el alimento se ha consumido, y en una inspección pueden pedirte movimientos anteriores al cambio.
¿Tienes que cumplir con la trazabilidad en tu negocio?
Te decimos en 10 minutos qué te exige la normativa en tu sector y cómo digitalizarla sin papeleo.
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