Todo lo que entra por tu puerta llega con su trazabilidad puesta: proveedor, lote, fechas, temperatura. Si no lo anotas en ese momento, ya no lo recuperas. Por eso el registro de recepción de mercancías es el primer registro que pide Sanidad y el que más incidencias resuelve. Aquí tienes los 5 datos que debes anotar, la plantilla para hacerlo y cómo dejarlo resuelto en 30 segundos por entrega.
Por qué anotar lo que recibes no es opcional
El artículo 18 del Reglamento (CE) 178/2002 te obliga a poder identificar a quien te ha suministrado cada alimento y a poner esa información a disposición de la autoridad «de forma inmediata». Es el famoso paso atrás de la trazabilidad alimentaria: saber qué entró, cuándo y de quién.
Para los alimentos de origen animal (carne, pescado, lácteos, huevos), el Reglamento de Ejecución (UE) 931/2011 concreta qué información debe acompañar a cada expedición: descripción exacta del alimento, volumen o cantidad, nombre y dirección de quien lo expide, referencia del lote o remesa y fecha de expedición. Y el control en la recepción —revisar temperatura, envases y etiquetado antes de aceptar— es un prerrequisito clásico de tu APPCC según el Reglamento (CE) 852/2004 y el Real Decreto 1021/2022 de higiene en el comercio minorista.
Los 5 datos que debes anotar en cada entrega
| Dato | Qué apuntas | De dónde sale la obligación |
|---|---|---|
| 1. Proveedor | Nombre y dirección de quien te suministra (y del expedidor, si es otro) | Art. 18 del Reglamento 178/2002 y Reglamento 931/2011 |
| 2. Producto y cantidad | Descripción exacta y kilos o unidades recibidas | Reglamento 931/2011 |
| 3. Lote y fechas del producto | Número de lote de la etiqueta y caducidad o consumo preferente | Reglamento 931/2011 (lote) y normativa de etiquetado |
| 4. Fecha de recepción | El día que entra la mercancía (y la hora, si trabajas con frío) | Guías oficiales de trazabilidad (AESAN y CCAA) |
| 5. Temperatura y estado | Temperatura de refrigerados y congelados, envases íntegros, aceptado o rechazado | APPCC (Reglamento 852/2004) y RD 1021/2022 |
Con esos cinco datos cubres el paso atrás completo y, de paso, dejas constancia de que controlas la cadena de frío en la puerta. Si rechazas un pedido o parte de él, anótalo también: esa incidencia documentada es la que te protege si luego aparece un problema con ese lote.
¿Vale con guardar el albarán?
Como base documental, sí: guárdalo siempre. Pero el albarán casi nunca recoge la temperatura de llegada, el estado de los envases ni lo que has rechazado, y muchas veces tampoco el lote real que figura en las etiquetas. El registro de recepción completa lo que al albarán le falta. Albarán + 5 datos = recepción bien hecha.
La plantilla de registro de recepción de mercancías
Si lo llevas en papel o Excel, tu plantilla necesita una fila por entrega con estas columnas:
- Fecha (y hora) de recepción y persona que recibe.
- Proveedor y número de albarán o factura.
- Producto, cantidad y número de lote.
- Fecha de caducidad o de consumo preferente.
- Temperatura de llegada en refrigerados y congelados.
- Estado y decisión: aceptado, aceptado con incidencia o rechazado (y por qué).
Tienes una plantilla de trazabilidad en Excel gratis con este registro listo para usar. ¿Cuánto tiempo hay que guardarlo? El Reglamento 178/2002 no fija un plazo único: la orientación oficial es conservar los registros al menos la vida útil del producto más 6 meses, y para transformados y congelados se usa como referencia el criterio de 5 años del grupo de trabajo de la Comisión Europea.
Lo que te juegas si no lo llevas
La Ley 17/2011 tipifica como infracción grave «la ausencia de documentos o de registros exigidos por la normativa vigente o la falta de cumplimentación de datos esenciales para la trazabilidad», con multas de 5.001 a 20.000 €. Las deficiencias menores en los registros son infracción leve: hasta 5.000 €. Un cuaderno a medio rellenar sale caro.
Del cuaderno a la app: la recepción en 30 segundos
El problema del papel no es montarlo, es sostenerlo: el día que hay prisa nadie apunta la temperatura, y el día de la inspección faltan tres semanas de filas. Con la trazabilidad digital de Trazamentalia la recepción se hace desde el móvil en el momento: eliges proveedor, apuntas producto, lote, fechas y temperatura, y el registro queda guardado, ordenado y listo para enseñar a Sanidad sin buscar nada. Si lo tuyo es el pescado, Pescader-IA hace esto mismo leyendo las etiquetas y los datos obligatorios del pescado por ti.
Empieza hoy con tu registro de recepción: crea tu cuenta aquí abajo y deja el cuaderno para la lista de la compra. (Guía revisada en agosto de 2026.)
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio llevar un registro de recepción de mercancías?
Sí. El Reglamento (CE) 178/2002 te obliga a identificar al proveedor de cada alimento y a poder demostrarlo ante Sanidad, y para alimentos de origen animal el Reglamento (UE) 931/2011 concreta los datos: producto, cantidad, expedidor, lote y fecha. La Ley 17/2011 tipifica como infracción grave la ausencia de registros o la falta de datos esenciales de trazabilidad, con multas de 5.001 a 20.000 euros.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros de recepción?
El Reglamento 178/2002 no fija un plazo único. La orientación oficial recomienda conservarlos, como mínimo, la vida útil del producto más 6 meses, y para transformados o congelados se usa como referencia el criterio de 5 años del grupo de trabajo de la Comisión Europea. En digital, ese plazo deja de ser un problema de espacio.
¿El albarán del proveedor sirve como registro de recepción?
Sirve como base documental y conviene guardarlo siempre, pero rara vez recoge la temperatura de llegada, el estado de los envases o si has rechazado parte del pedido. Complétalo con esos datos y con el lote real de las etiquetas, o usa una app que lo registre todo en el momento.
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