La ley no te pide un sistema carísimo ni un QR en cada lechuga. Te pide poder responder a dos preguntas en cualquier momento: ¿a quién le compraste este producto? Y, si vendes a otros negocios, ¿a quién se lo vendiste? Eso es el método «un paso atrás, un paso adelante». Aquí tienes qué exige la norma y cómo lo aplican tres negocios reales.
De dónde sale el método: el artículo 18 del Reglamento 178/2002
La trazabilidad es obligatoria en la UE desde el 1 de enero de 2005 por el artículo 18 del Reglamento (CE) 178/2002, y a septiembre de 2026 sigue siendo la base de cualquier inspección. Lo que dice cabe en tres ideas: identificar a quien te ha suministrado cada alimento, identificar a las empresas a las que tú suministras los tuyos, y tener esa información a disposición de la autoridad cuando la pida. Ni más, ni menos.
Fíjate en lo que NO dice: no te obliga a rastrear cada ingrediente desde la granja. Cada eslabón responde solo de su paso atrás y de su paso adelante; cuando Sanidad tira del hilo, la cadena se reconstruye sumando los registros de todos. Si el concepto te pilla de nuevas, empieza por la guía de qué es la trazabilidad alimentaria.
Un paso atrás: demuestra de quién viene cada producto
Afecta a todos los negocios alimentarios, del bar de barrio a la industria. Para cada entrada de mercancía tienes que poder decir:
- Quién te lo vendió: nombre y dirección del proveedor.
- Qué producto es, con su descripción exacta.
- Cuánto recibiste y en qué fecha.
- El lote o la referencia que permita identificar la partida.
El albarán del proveedor ya contiene casi todo. El problema nunca es tener el dato: es encontrarlo seis meses después, cuando el inspector pregunta por una partida concreta y tú tienes los albaranes en una caja de zapatos.
Un paso adelante: solo si vendes a otras empresas
El artículo 18 te obliga a identificar a las empresas a las que suministras. El consumidor final queda fuera: no tienes que apuntar quién se lleva cada barra de pan ni quién se come cada menú. La cosa cambia en cuanto sirves a otros negocios —un obrador que reparte a cafeterías, un mayorista que vende a restaurantes—: ahí necesitas el espejo del registro de entradas, con cliente, producto, cantidad, fecha y lote de lo que sale por tu puerta.
Origen animal: los 8 datos del Reglamento 931/2011
Si trabajas con carne, pescado, lácteos, huevos o miel, hay una vuelta de tuerca más. El Reglamento de Ejecución (UE) 931/2011 concreta qué información debe acompañar cada expedición de alimentos de origen animal entre empresas, y exige tenerla disponible «sin dilaciones indebidas» y actualizada a diario:
| Dato exigido | En la práctica |
|---|---|
| Descripción exacta del alimento | «Lomo de cerdo fresco envasado», no «carne» |
| Volumen o cantidad | Kilos, litros o unidades de la partida |
| Quién lo expide (nombre y dirección) | El proveedor que te lo envía |
| Expedidor propietario, si es distinto | Habitual cuando hay depósito o logística externa |
| A quién se expide (nombre y dirección) | Tu negocio, tal y como figura en el registro sanitario |
| Destinatario propietario, si es distinto | Mismo caso que el anterior, a la inversa |
| Referencia de lote o remesa | El número que luego enlaza con tus salidas |
| Fecha de expedición | Cuándo salió la mercancía hacia ti |
Un matiz que descoloca a más de uno: los alimentos que combinan ingredientes vegetales con productos de origen animal ya transformados (una pizza, por ejemplo) quedan fuera de esta lista de ocho datos, aunque siguen sujetos al artículo 18 general.
¿Y la trazabilidad interna?
El Reglamento 178/2002 no exige expresamente relacionar lotes de entrada con lotes de salida dentro del negocio. Pero si no sabes qué harina entró en qué hornada, el día que tu proveedor retire un lote tendrás que retirar toda tu producción, no una parte. No te la pide el artículo 18; te la pide tu cuenta de resultados.
Tres negocios, tres formas de aplicarlo
Un restaurante
Solo paso atrás: albaranes ordenados y localizables, con proveedor, producto, cantidad, fecha y lote. Vende a consumidor final, así que no necesita registro de salidas. Su riesgo real es no encontrar el albarán cuando llega la inspección.
Un obrador que reparte
Paso atrás con sus harinas, levaduras y grasas, y paso adelante con cada cafetería a la que sirve: qué producto, cuánto, qué día y con qué lote. Si un ingrediente sale defectuoso, sabe exactamente a qué clientes avisar y qué retirar.
Una pescadería que sirve a hostelería
Al vender al público, paso atrás; en cuanto sirve a restaurantes, también paso adelante. Y por ser origen animal, con los ocho datos del 931/2011 y el registro al día, no «cuando haya un rato».
Si no puedes responder, hay sanción
No poder acreditar el origen de un producto es infracción aunque el género esté en perfecto estado. Las cuantías dependen de la gravedad y de la comunidad autónoma: tienes los rangos reales y casos publicados en nuestra guía de sanciones por trazabilidad.
Cómo montarlo sin papeleo
El método es simple; lo que lo vuelve pesado es hacerlo en papel. En digital, registras cada entrada desde el albarán en segundos, el lote queda vinculado al producto y, cuando alguien pregunta —un inspector o una alerta—, lo encuentras al instante. Déjanos tu correo y te enseñamos cómo hacerlo con Trazamentalia:
¿Tengo que apuntar a quién vendo si mis clientes son consumidores finales?
No. El paso adelante del artículo 18 solo obliga a identificar a las empresas a las que suministras. Un restaurante o una tienda que vende únicamente a particulares no necesita registro de salidas, aunque sí el de entradas.
¿Qué datos me pedirá un inspector sobre un producto de origen animal?
Los ocho del Reglamento 931/2011: descripción exacta, cantidad, quién lo expide, expedidor propietario si es distinto, a quién se expide, destinatario propietario si es distinto, referencia de lote y fecha de expedición. Debes tenerlos disponibles sin dilaciones indebidas y actualizados a diario.
¿Es obligatoria la trazabilidad interna dentro de mi negocio?
El Reglamento 178/2002 no la exige de forma expresa: obliga al paso atrás y al paso adelante. Pero sin ella, ante una alerta tendrías que retirar toda tu producción en lugar del lote afectado, así que en la práctica es la mejor protección para tu negocio.
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